Checklist de Documentos para Emendas Impositivas

Estrutura de controle documental para habilitação da entidade, solicitação da emenda em fase resumida, detalhamento após aprovação e inclusão na LOA, formalização e pré-pagamento, execução e prestação de contas.

1. Habilitação e Documentos Gerais da Entidade

Documentos gerais, jurídicos, fiscais e institucionais apresentados para habilitação e manutenção do cadastro da entidade.

A) Da Entidade
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
CNPJ Atualizado Apresente o comprovante de inscrição e de situação cadastral do CNPJ da entidade, preferencialmente emitido em data recente. Obrigatorio pdf
Estatuto Registrado Anexe o estatuto social vigente da entidade, devidamente registrado, incluindo eventuais alterações posteriores. Obrigatorio pdf
Ata de Eleição e Posse da Diretoria Atual Anexe a ata que comprove a eleição e a posse da atual diretoria, observando o período de vigência do mandato. Obrigatorio pdf
Relação Atualizada dos Dirigentes Informe os atuais dirigentes da entidade, indicando nome, cargo, CPF e período do mandato, quando aplicável. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf
Comprovante de Endereço da Sede Anexe documento recente que comprove o endereço da sede ou do local oficial de funcionamento da entidade. Recomendado pdf
Comprovação de Experiência Prévia e Atuação Compatível com a Finalidade Institucional Apresente documentos que demonstrem experiência anterior e atuação compatível com as finalidades institucionais da entidade. Obrigatorio pdf, jpg, jpeg, png
Relatório de Atividades Anexe relatório contendo as principais atividades, projetos, atendimentos e resultados desenvolvidos pela entidade. Recomendado
Exige Assinatura
pdf
Comprovação de Capacidade Técnica e Operacional Apresente documentos que demonstrem que a entidade possui capacidade técnica e operacional para desenvolver suas atividades e executar o objeto pretendido. Obrigatorio pdf, jpg, jpeg, png
Comprovação de Estrutura Física e Recursos Humanos Compatíveis com as Atividades da Entidade Apresente informações ou documentos sobre instalações, equipamentos, profissionais, colaboradores e demais recursos disponíveis. Recomendado pdf, jpg, jpeg, png
Registros, Inscrições ou Credenciamentos Específicos da Área de Atuação Anexe os registros, inscrições, licenças ou credenciamentos exigidos para a área de atuação da entidade, quando aplicável.
Exigido caso a área de atuação da entidade requeira registro ou credenciamento específico.
Condicional
Validade: Sim (30 dias)
pdf
Comprovante de Inscrição em Conselho Municipal ou Órgão de Controle da Área de Atuação Anexe o comprovante de inscrição ou registro no conselho ou órgão competente, quando exigido para as atividades desenvolvidas.
Exigido caso a área de atuação exija inscrição em conselho municipal ou órgão de controle.
Condicional
Validade: Sim (30 dias)
pdf
B) Regularidade Fiscal, Trabalhista e Institucional
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Certidão Conjunta de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União Anexe certidão válida que comprove a regularidade da entidade perante os tributos federais e a Dívida Ativa da União. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
pdf
Certificado de Regularidade do FGTS - CRF Anexe o Certificado de Regularidade do FGTS válido e emitido em nome da entidade. Obrigatorio
Validade: Sim (15 dias)
pdf
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas - CNDT Anexe a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas válida em nome da entidade. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
pdf
Certidão de Regularidade de Tributos Municipais Anexe certidão válida que comprove a regularidade da entidade perante os tributos do Município competente. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
pdf
Certidão de Regularidade de Tributos Estaduais Anexe certidão válida de regularidade perante os tributos estaduais, quando aplicável à entidade.
Exigido caso a atividade ou situação fiscal da entidade obrigue a apresentação de certidão estadual.
Condicional
Validade: Sim (30 dias)
pdf
Consulta ou Certidão de Impedimentos e Sanções Aplicáveis à Entidade Apresente consulta, certidão ou outro documento que comprove a inexistência de impedimentos ou sanções aplicáveis à entidade, quando exigido. Complementar
Validade: Sim (30 dias)
pdf
Comprovação de Regularidade de Prestações de Contas de Recursos Públicos Anteriores Apresente documentos que demonstrem a regularidade das prestações de contas relativas a recursos públicos anteriormente recebidos, quando solicitado. Complementar pdf
C) Declarações e Integridade
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Declaração de Ausência de Impedimento para Celebração da Parceria Apresente declaração assinada pelo representante legal informando que a entidade não possui impedimento para celebrar parceria com o Poder Público. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf
Declaração de Inexistência de Contas Julgadas Irregulares e de Dirigentes Inabilitados Declare que a entidade não possui contas julgadas irregulares em situação impeditiva e que seus dirigentes não estão inabilitados. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Declaração Atualizada do Quadro de Dirigentes Apresente declaração atualizada confirmando a composição do quadro de dirigentes da entidade. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Declaração de Inexistência de Vínculos e Nepotismo Declare a inexistência de vínculos ou situações que caracterizem nepotismo ou impedimento legal para a celebração da parceria. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Declaração de Ausência de Vínculo Direto ou Cruzado com o Autor da Indicação ou seus Assessores Declare a inexistência de vínculo que possa comprometer a impessoalidade, a integridade ou a regularidade da destinação da emenda. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Declaração de Conflitos de Interesse Informe a inexistência de conflitos de interesse ou descreva expressamente eventual situação que possa exigir análise da Administração. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Declaração de Não Contratação ou Remuneração Indevida de Agentes ou Servidores Públicos Declare que não serão utilizados recursos da parceria para contratação ou remuneração de agentes públicos em situação vedada. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Declaração de Veracidade e Autenticidade das Informações e Documentos Apresentados Declare que todas as informações e documentos apresentados são verdadeiros, autênticos e correspondem à situação atual da entidade. Recomendado
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
D) Transparência e Documentos Institucionais Complementares
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Comprovantes de Transparência e Publicação de Informações Institucionais Apresente evidências de transparência ativa das informações institucionais e dos recursos públicos recebidos, quando aplicável. Recomendado pdf, jpg, jpeg, png
Comprovante de Divulgação das Demonstrações Contábeis Apresente evidência de divulgação das demonstrações contábeis, quando houver obrigação de publicidade. Recomendado pdf, jpg, jpeg, png
Balanço Patrimonial do Último Exercício Anexe o Balanço Patrimonial referente ao último exercício encerrado. Recomendado
Exige Assinatura
pdf
Demonstrações Contábeis do Último Exercício Anexe as demonstrações contábeis referentes ao último exercício encerrado, quando aplicável. Recomendado
Exige Assinatura
pdf
Notas Explicativas das Demonstrações Contábeis Anexe as notas explicativas que complementam e esclarecem as informações constantes das demonstrações contábeis. Recomendado
Exige Assinatura
pdf
Documentação AUDESP ou CadTCESP, Quando Aplicável Apresente os documentos, declarações ou comprovantes cadastrais exigidos nos sistemas do Tribunal de Contas, quando aplicável.
Exigido conforme as normas e obrigatoriedades do Tribunal de Contas do Estado.
Condicional
Validade: Sim (30 dias)
pdf
Outros Documentos Institucionais Comprobatórios Anexe outros documentos institucionais relevantes que possam comprovar a regularidade, atuação ou capacidade da entidade. Complementar pdf, jpg, jpeg, png

2. Solicitação da Emenda

Documentação simplificada apresentada pela entidade para solicitar a destinação de recursos e permitir a análise inicial da proposta pelo parlamentar.

E) Plano de Trabalho Resumido da Solicitação
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Plano de Trabalho Resumido da Solicitação de Emenda Apresente uma proposta resumida contendo, de forma objetiva, o objeto, a necessidade e o interesse público, o público-alvo e os beneficiários estimados, as principais metas e resultados esperados, o prazo estimado de execução, os principais custos previstos, a compatibilidade com as finalidades da entidade e com a política pública relacionada, bem como uma demonstração resumida da viabilidade da proposta. Nesta fase não é necessário apresentar o detalhamento técnico, financeiro e orçamentário completo. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf
F) Documentos Técnicos Complementares
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Documento Técnico Complementar Relacionado ao Objeto Anexe documentos complementares indispensáveis para demonstrar a necessidade, a viabilidade ou as características do objeto solicitado, como projetos, croquis, plantas, laudos, relatórios técnicos, fotografias, licenças, autorizações ou outros documentos específicos, quando aplicável.
Condição aplicável: natureza do objeto exige documentacao tecnica complementar
Condicional pdf

4. Formalização e Documentos Antes do Pagamento

Documentos necessários para a formalização da parceria e para a liberação dos recursos.

G) Dados e Comprovação da Conta Bancária
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Dados Bancários da Conta Específica da Parceria Informe os dados completos da conta bancária destinada à movimentação dos recursos da parceria. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf
Comprovante de Titularidade da Conta Bancária Anexe documento emitido pela instituição financeira que comprove a titularidade da conta em nome da entidade. Obrigatorio pdf
Comprovante de Abertura de Conta Bancária Específica e Exclusiva para a Movimentação dos Recursos da Emenda Comprove que a conta foi aberta ou destinada especificamente para o recebimento e movimentação dos recursos da emenda. Obrigatorio pdf
Termo de Consentimento para Acesso às Informações Bancárias - Anexo PC-02, Quando Aplicável Preencha, assine e anexe o termo de consentimento para acesso às informações bancárias, quando exigido.
Exigido quando o modelo do instrumento da parceria solicitar o Anexo PC-02.
Condicional
Exige Assinatura
pdf
H) Formalização da Parceria
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Termo de Fomento ou Instrumento de Parceria Correspondente Anexe o instrumento formal da parceria devidamente assinado pelas partes, quando já disponibilizado para a entidade. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf
Termo de Ciência e de Notificação - Anexo RP-09, Quando Aplicável Preencha, assine e anexe o Termo de Ciência e de Notificação, quando exigido para a parceria.
Exigido quando o modelo do instrumento da parceria solicitar o Anexo RP-09.
Condicional
Exige Assinatura
pdf
Declarações de Atualização Cadastral no CadTCESP, Quando Aplicável Apresente as declarações ou comprovantes de atualização cadastral exigidos no CadTCESP, quando aplicáveis.
Exigido caso haja solicitação de atualização cadastral pelo sistema do Tribunal de Contas.
Condicional
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Comprovante de Aprovação do Plano de Trabalho Apresente o documento, despacho ou outro registro que comprove a aprovação do Plano de Trabalho. Obrigatorio pdf
Comprovante de Publicação ou Divulgação da Parceria, Quando Aplicável Apresente evidência da publicação ou divulgação da parceria quando essa providência for exigida.
Exigido quando houver obrigatoriedade legal de publicação ou divulgação do instrumento.
Condicional pdf, jpg, jpeg, png
Atualização das Certidões de Regularidade Vencidas Antes da Liberação dos Recursos Envie novas certidões de regularidade caso alguma documentação anteriormente apresentada tenha perdido a validade.
Exigido caso alguma certidão anterior tenha perdido a validade antes da liberação.
Condicional
Validade: Sim (15 dias)
pdf
Atualização das Declarações Obrigatórias, Quando Necessário Atualize as declarações apresentadas anteriormente sempre que houver vencimento, alteração das informações ou nova exigência.
Exigido caso as declarações anteriores tenham vencido ou sofrido alterações.
Condicional
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf

5. Documentos Durante a Execução da Emenda

Documentos e comprovantes produzidos ou enviados durante a execução do objeto e a aplicação dos recursos.

I) Execução do Objeto e Cumprimento das Metas
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Relatórios Parciais de Execução do Objeto, Quando Exigidos Apresente relatórios periódicos descrevendo as atividades realizadas e o andamento da execução, quando exigidos.
Exigido caso o termo de parceria estabeleça a entrega de relatórios periódicos.
Condicional
Exige Assinatura
pdf
Comprovantes do Cumprimento Parcial das Metas Anexe documentos ou evidências que demonstrem o cumprimento das metas durante a execução.
Exigido caso o plano de trabalho possua metas parciais fiscalizáveis durante a execução.
Condicional pdf, jpg, jpeg, png
Listas de Presença, Quando Aplicável Anexe listas de presença ou registros equivalentes que comprovem a participação dos beneficiários nas atividades.
Exigido caso o objeto envolva atividades presenciais com público.
Condicional pdf, jpg, jpeg, png
Relatórios Fotográficos, Quando Aplicável Apresente registros fotográficos relacionados à execução do objeto, quando adequados como meio de comprovação.
Aplicável quando fotos forem necessárias ou adequadas para comprovar a execução.
Condicional pdf, jpg, jpeg, png
Registros de Atendimento ou Beneficiários, Quando Aplicável Apresente registros que permitam comprovar os atendimentos ou beneficiários alcançados, observando a proteção de dados pessoais.
Exigido caso o projeto envolva o atendimento direto a cidadãos ou beneficiários.
Condicional pdf, xlsx
Outros Meios de Verificação da Execução e do Cumprimento das Metas Anexe outros documentos ou evidências adequados para demonstrar a execução das atividades e o cumprimento das metas. Complementar pdf, jpg, jpeg, png, xlsx
J) Execução Financeira
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Notas Fiscais e Documentos Fiscais das Despesas Realizadas Anexe os documentos fiscais correspondentes às despesas realizadas com os recursos da parceria. Obrigatorio pdf, jpg, jpeg, png
Comprovantes de Pagamento Apresente comprovantes que demonstrem o efetivo pagamento das despesas realizadas. Obrigatorio pdf, jpg, jpeg, png
Comprovantes de Transferência Bancária Anexe comprovantes das transferências realizadas a fornecedores, prestadores ou demais beneficiários dos pagamentos. Obrigatorio pdf, jpg, jpeg, png
Documentos de Contratação ou Aquisição, Quando Aplicável Anexe contratos, propostas, pedidos, ordens de serviço ou outros documentos relacionados às contratações e aquisições.
Exigido caso a despesa tenha demandado contrato, proposta ou ordem de serviço formal.
Condicional pdf
Pesquisa ou Cotação de Preços, Quando Exigida Apresente as pesquisas, cotações ou justificativas utilizadas para demonstrar a compatibilidade dos preços praticados.
Exigido pelas regras da parceria para a realização de compras ou contratações.
Condicional pdf, xlsx
Comprovantes de Recolhimento de Tributos e Encargos, Quando Aplicável Anexe comprovantes de recolhimento de tributos, contribuições e encargos relacionados às despesas da parceria.
Exigido caso a execução da despesa tenha gerado retenção de tributos ou encargos.
Condicional pdf
Comprovantes de Aplicação Financeira dos Recursos, Quando Aplicável Anexe documentos que demonstrem a aplicação financeira dos recursos enquanto não utilizados, quando existente.
Exigido caso os recursos da parceria tenham gerado aplicações financeiras temporárias.
Condicional pdf
Documentos Relativos a Bens Adquiridos com Recursos da Emenda, Quando Aplicável Anexe notas fiscais, registros patrimoniais e demais documentos relativos aos bens adquiridos com os recursos.
Exigido caso tenha ocorrido a compra de bens permanentes ou equipamentos com os recursos.
Condicional pdf, jpg, jpeg, png

6. Prestação de Contas

Documentos finais destinados à comprovação da execução física e financeira da emenda e à prestação de contas da parceria.

K) Relatórios de Execução e Resultados
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Relatório Final ou Anual de Execução do Objeto Apresente relatório final ou anual descrevendo integralmente as atividades realizadas e a execução do objeto. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf
Demonstrativo do Cumprimento das Metas Pactuadas Demonstre cada meta prevista e informe se foi cumprida, parcialmente cumprida ou não cumprida, com a respectiva justificativa. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf, xlsx
Demonstrativo dos Resultados Alcançados Apresente os resultados efetivamente alcançados e compare-os com os resultados previstos no Plano de Trabalho. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf, xlsx
Meios de Verificação e Comprovação dos Resultados Anexe documentos e evidências que comprovem os resultados e os indicadores informados. Obrigatorio pdf, jpg, jpeg, png, xlsx
L) Demonstrativos Financeiros e Bancários
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Demonstrativo Integral das Receitas e Despesas - Anexo RP-10, Quando Aplicável Preencha e apresente o demonstrativo integral das receitas recebidas e das despesas realizadas, quando aplicável.
Exigido quando o formato da prestação de contas solicitar o Anexo RP-10.
Condicional
Exige Assinatura
pdf, xlsx
Extratos Bancários da Conta Específica Durante Todo o Período da Parceria Anexe os extratos completos da conta específica, abrangendo todo o período de movimentação da parceria. Obrigatorio pdf
Extratos das Aplicações Financeiras, Quando Existentes Anexe os extratos das aplicações financeiras realizadas com recursos da parceria, quando existentes.
Exigido caso os recursos tenham gerado rendimentos em aplicação financeira.
Condicional pdf
Conciliação Bancária do Último Mês de Vigência ou do Mês de Dezembro, Conforme Aplicável Apresente a conciliação bancária demonstrando a correspondência entre os registros financeiros e os saldos bancários. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf, xlsx
Demonstrativo dos Rendimentos Financeiros Informe e demonstre os rendimentos obtidos com a aplicação financeira dos recursos, quando houver.
Condição aplicável: houve rendimentos financeiros
Condicional
Exige Assinatura
pdf, xlsx
Comprovante de Devolução de Saldo Não Aplicado e Rendimentos, Quando Existente Anexe o comprovante de devolução dos recursos e rendimentos não utilizados, quando houver saldo remanescente.
Exigido caso tenha restado saldo de recursos ou rendimentos que precisem ser devolvidos.
Condicional pdf
M) Documentação Contábil
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Balanço Patrimonial do Exercício Encerrado Anexe o Balanço Patrimonial referente ao exercício objeto da prestação de contas, quando exigido. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf
Balanço Patrimonial do Exercício Anterior, Quando Exigível Anexe o Balanço Patrimonial do exercício anterior quando necessário para comparação ou exigência específica.
Exigido caso a análise da prestação de contas requeira balanços de exercícios passados.
Condicional
Exige Assinatura
pdf
Demais Demonstrações Contábeis Exigíveis Apresente as demais demonstrações contábeis exigidas para o período da parceria ou da prestação de contas. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf
Notas Explicativas das Demonstrações Contábeis Anexe as notas explicativas que complementam e esclarecem as informações apresentadas nas demonstrações contábeis. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf
Balancete Analítico Acumulado Apresente o balancete analítico acumulado correspondente ao período exigido para a prestação de contas. Obrigatorio
Exige Assinatura
pdf, xlsx
Certidão do Conselho Regional de Contabilidade - CRC sobre a Habilitação do Profissional Responsável, Quando Exigível Apresente comprovante ou certidão de regularidade do profissional responsável pela contabilidade, quando exigido.
Exigido para comprovar a regularidade profissional do contador responsável.
Condicional
Validade: Sim (30 dias)
pdf
Comprovante de Divulgação das Demonstrações Contábeis Apresente evidência de que as demonstrações contábeis foram divulgadas, quando houver obrigação de transparência. Obrigatorio pdf, jpg, jpeg, png
N) Regularidade, Declarações e Bens Remanescentes
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Certidões de Regularidade Fiscal, Trabalhista e Municipal Atualizadas Apresente as certidões atualizadas exigidas para demonstrar a regularidade da entidade no momento da prestação de contas. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
pdf
Declaração Atualizada de Inexistência de Vínculos e Nepotismo Atualize a declaração para confirmar que não houve situação de vínculo ou nepotismo impeditiva durante a execução da parceria. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Declaração Atualizada de Não Contratação ou Remuneração Indevida de Agentes ou Servidores Públicos Declare que os recursos da parceria não foram utilizados em contratações ou remunerações vedadas. Obrigatorio
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Declaração de Regularidade do Recolhimento dos Encargos Trabalhistas Declare a regularidade do recolhimento dos encargos trabalhistas relacionados aos profissionais vinculados à execução, quando aplicável.
Exigido caso a execução tenha contado com funcionários e recolhimento de encargos.
Condicional
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
Relação e Destinação dos Bens Remanescentes Adquiridos com os Recursos, Quando Aplicável Relacione os bens remanescentes e informe sua destinação conforme as regras aplicáveis à parceria.
Exigido caso tenha ocorrido a compra de bens permanentes ou equipamentos com os recursos.
Condicional
Exige Assinatura
pdf, xlsx
Termo de Ciência e de Notificação - Anexo RP-09, Quando Aplicável Apresente o Termo de Ciência e de Notificação devidamente preenchido e assinado, quando exigido.
Exigido caso a prestação de contas exija novamente o Termo de Ciência e Notificação.
Condicional
Exige Assinatura
pdf
Declarações de Atualização Cadastral no CadTCESP, Quando Aplicável Apresente as declarações ou comprovantes de atualização cadastral exigidos no CadTCESP para a prestação de contas.
Exigido caso o Tribunal de Contas solicite atualização nos sistemas de controle.
Condicional
Validade: Sim (30 dias)
Exige Assinatura
pdf
O) Transparência e Encerramento da Prestação de Contas
Documento Descrição / Orientações Exigência Validade / Assinatura Formatos
Comprovante de Divulgação da Prestação de Contas em Meio Eletrônico de Acesso Público, Quando Aplicável Apresente evidência da divulgação da prestação de contas em meio eletrônico ou outro canal de transparência, quando aplicável.
Exigido quando a norma local determinar a publicidade da prestação de contas.
Condicional pdf, jpg, jpeg, png
Comprovantes de Gastos com Identificação da Parceria, Quando Exigível Apresente os documentos necessários para demonstrar a vinculação dos gastos à parceria e aos recursos recebidos.
Exigido caso os comprovantes de despesa devam obrigatoriamente trazer a identificação da emenda.
Condicional pdf, jpg, jpeg, png
Outros Documentos Comprobatórios da Execução da Parceria Anexe outros documentos relevantes que auxiliem na comprovação da correta execução física e financeira da parceria. Complementar pdf, jpg, jpeg, png, xlsx